با این تکنیک به اوج بازدهی می رسید - مجله افتخار

خبرنگاران| امروزه تکنیک های بهره وری بیشماری وجود دارند که ادعا می نمایند شما را به اوج بازدهی در محیط کار می رسانند. در میان آن ها معدود تکنیک هایی غیر از پومودورو شناخته شده اند و به طور گسترده از آن ها استفاده می گردد. پومودورو یک سیستم مدیریت زمان است که پیشنهاد می نماید وظایف کاری تان را به بخش های 25 دقیقه ای تقسیم کنید و بین آن ها استراحت کنید.

به گزارش خبرنگاران؛ ایده آن حول این مفهوم است که بیشتر مردم تمرکزشان را پس از 25 دقیقه کارِ بی وقفه از دست می دهند درنتیجه برای حفظ کارایی به بازتنظیم احتیاج دارند. اما این ایده یک مشکل دارد: هیچ دو کار و هیچ دو انسانی شبیه هم نیستند؛ بنابراین یک سیستم بهره وری با یک نسخه ثابت را نمی توان برای همه افراد و همه کار ها تجویز کرد.

اما گزینه دیگری وجود دارد که انعطاف پذیری بیشتری دارد و به شما اجازه می دهد بر اساس احتیاج های خاص خودتان آن را سفارشی کنید. نام این گزینه تکنیک فلوتایم است. در این مطلب همه چیز درباره تکنیک فلوتایم و نحوه استفاده از آن را می خوانید.

تکنیک فلوتایم چیست؟

تکنیک فلوتایم به مقدار تکنیک پومودورو شناخته شده نیست. از بسیاری جهات، این تکنیک نواده مستقیم پومودورو است، زاییده افکار زوئی ریید-بیوِنز که آن را به عنوان وسیله ای برای برطرف کمبود هایی که حین استفاده از تکنیک پومودورو تجربه نموده بود ابداع کرد.

او دریافت پایبندی به بخش های کاری 25 دقیقه ای معمولاً مزاحم جریان کاری اوست و در آخر به جای تقویت به بهره وری او آسیب می رساند (منظور از جریان کاری احساس غرقه گی در یک کار خاص است). زوئی برای حل این مشکل در جستجوی خلق سیستمی بود که جنبه های سودمند تکنیک پومودورو را حفظ کند و در عین حال به او اجازه ورود به یک جریان مثبت کاری و ماندن در آن را بدهد.

مبانی تکنیک فلوتایم

برای آغازِ استفاده از تکنیک فلوتایم، نخستین کاری که باید انجام دهید درست کردن یک جدولِ زمانی است که در مدیریت فعالیت های روزانه به شما یاری می نماید. می توانید این کار را با یاری کامپیوتر یا به صورت دستی انجام دهید، در هر صورت روشی را انتخاب کنید که برای شما راحت تر است. در بخش عناوینِ ستون های این جدولِ زمانی موارد زیر را بگنجانید:

نام کارِ

زمان آغاز

زمان انتها

حواس پرتی

جمع زمان کار

جمع زمان استراحت

نمونه جدول زمانی یک روز بر اساس تکنیک فلوتایم:

یک کار را انتخاب کنید

در آغاز کاری را انتخاب کنید که می خواهید حتماً همان روز آن را به اتمام برسانید. این کار باید تعیین باشد، کاری باشد که بتوانید به طور معقول ظرف مدت زمانی که دارید آن را به اتمام برسانید. برای نمونه، نباید کاری مانند رنگ کردن خانه باشد. اگر کاری را انتخاب کنید که زمان بر و پرزحمت است، برای اتمام آن به مشکل برمی خورید. پس سعی کنید کاری را که مدنظر دارید قابل تقسیم به بخش های کوچک و قابل کنترل باشد.

آغاز به کار کنید

گام بعدی آغاز به کار است. نام کار را زیر عنوانِ ستونِ نام کار و سپس زمان آغاز کار را زیر عنوانِ ستونِ زمان آغاز درج کنید. تنها قانونی که باید رعایت کنید اینست که اجازه ندارید چند کار را هم زمان با هم انجام دهید. فقط یک کار تعیین! این قانون شما را وادار می نماید فقط روی کاری که باید به اتمام برسانید تمرکز کنید و عوامل حواس پرتیِ خودخواسته را به حداقل برسانید.

به کار کردن ادامه دهید تا زمانی که به استراحت احتیاج پیدا کنید

در این مرحله آزادید تا جایی که دوست دارید به کار کردن ادامه دهید، اما اگر بعد از 15 دقیقه احساس خستگی کردید، دست از کار کشیده و استراحت کنید. اگر غرق کار شُدید، حساب زمان را از دست دادید و توانستید یک ساعت بدون وقفه کار کنید، هیچ اشکالی ندارد!

ایده این تکنیک اینست که شما الگو های خاص خودتان را بشناسید و کارتان را به بخش هایی تقسیم کنید که مناسب خودتان است. اگر روی کار های خاص تمرکز خوبی ندارید، سعی کنید در مدت زمان های کوتاه تری روی آن ها کار کنید. اگر غرق انجام انواع دیگری از کار می شوید، تا زمانی که دلتان می خواهد و می توانید متمرکز باقی بمانید و به کار کردن ادامه دهید تا بهره وری تان را به حداکثر برسانید.

به احتمال زیاد به این نتیجه می رسید طولانی ترین زمانی که قادرید با تمرکز به انجام کاری مشغول باشید حدود 90 دقیقه یا بیشتر است. این مدت زمان با ریتم اُلترادیان شما مطابقت دارد، یعنی دوره های متناوب هشیاری و استراحت که مغز ما در طول روز تجربه می نماید.

مطالعاتِ موردی زیادی وجود دارد که نشان می دهد چگونه استراحت های منظم، بهره وری را بهبود می بخشد. این یکی از دلایلی است که استراحت های اجباری بخشی از تکنیک پومودورو هستند. اما شواهدی هست که نشان می دهد رویکرد فلوتایم با استراحت های غیراجباری بسته به احتیاج فرد هم به همان مقدار کارایی دارد.

مدت زمان مناسبی استراحت کنید

زمانی که احساس کردید به استراحت احتیاج دارید، کار را رها کنید و استراحت کنید. فقط اطمینان حاصل کنید زمانِ رها کردنِ کار را در جدول زمانی و در جایِ درست آن ثبت کنید. مدت زمانِ کوتاه یا طولانیِ استراحت به خواستِ خود شما بستگی دارد، اما از این امتیاز سوءاستفاده نکنید، چون در غیر اینصورت مجموعِ زمان استراحت شما بیشتر از زمان کارتان خواهد شد.

قاعده کلی اینست که سعی کنید بعد از 25 دقیقه کار 5 دقیقه به خودتان استراحت بدهید و به تناسب برای کار طولانی تر، زمان استراحت تان را بیشتر کنید. شاید احتیاج پیدا کنید از زمان سنج (تایمر) بهره ببرید تا به موقع کارتان را از سر بگیرید. زمانی که استراحت تان به انتها رسید، نباید فراموش کنید زمان بازگشت به کار و مدت زمان استراحت تان را در جدول زمانی ثبت کنید.

در صورت بروز حواس پرتی عامل آن را ثبت کنید

حین کار همواره اوقاتی هست که حواس شما به علتی پرت می گردد. شاید عامل حواس پرتی شما تماس تلفنی، ایمیل فوری یا حتی احتیاجِ رفتن به توالت باشد. در این مواقع در ستون حواس پرتی آن را ثبت کنید. سعی کنید عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید، اما جلوی آن ها را به زور نگیرید، چون گاهی اوقات عاملی که حواس شما را پرت نموده اولویت بالاتری از کار فعلی تان دارد. پس به جای اینکه عوامل حواس پرتی را به کل نادیده بگیرید یا با آن ها کنار بیایید، با آن ها آنطور که خودتان صلاح می دانید برخورد کنید.

تا زمانِ به اتمام رساندن کار این رویه را تکرار کنید

در گام بعدی تمام کاری که باید انجام دهید اینست که مراحل قبلی را تکرار کنید تا کاری که در دست دارید به اتمام برسد. با اتمام هر کار، زمان اتمام را در جدول زمانی ثبت کنید. اگر مایل باشید می توانید پس از اتمام کار، کل زمان کارتان را محاسبه کنید یا می توانید این کار را به انتهای روز موکول کنید، زمانی که چند کار را به انتها رسانده اید. مهم ترین مسئله اینست که هیچ شکافی در ردیابی جدول زمانی خودتان به جا نگذارید. جداول زمانی شما وقتی کامل شوند به دارایی شما تبدیل می شوند. این دارایی به شما توانایی ایجاد یک برنامه کاری را می دهد که خروجی روزانه شما را به حداکثر می رساند.

تحلیل کلی جداول زمانی

گرچه ثبت روزانه اوقات کار و استراحت به اتمام کار هایی که دارید یاری می نماید، علت مهم دیگری هم برای این کار وجود دارد. این جداول زمانی به تدریج نشان می دهند شما چگونه باید برنامه زمانی ایده آل روزانه خودتان را طرح ریزی کنید. درنتیجه، در انتهای هر هفته، برای مقایسه جداول زمانی این هفته با هفته های قبل وقت بگذارید. شاید ببینید الگو های خاصی در حال شکل گیری هستند. برای نمونه، شاید نتیجه بگیرید طولانی ترین دوره کار شما معمولاً قبل از ناهار است یا در زمان های خاصی از روز عوامل حواس پرتی شما بیشتر است. شما می توانید از این داده ها برای طرح ریزی موثرترِ هفته های آینده بهره ببرید.

بدون تردید همه می خواهند مهم ترین کارهایشان را در پربارترین اوقات روزشان بگنجانند. پس با مرور جداول زمانی در آخر هفته می توانید تصمیم بگیرید در هفته تازه چه زمانی از روز را به مهم ترین کارهایتان اختصاص دهید که می دانید بدون وقفه می توانید تمرکز کنید. برعکس، انجام کار هایی را که اهمیت چندانی ندارند به اوقاتی از روز موکول کنید که محتمل است حین کار دچار حواس پرتی شوید. به علاوه می دانید چه موقع از روز را به پاسخ دادن به ایمیل ها یا تماس های تلفنی اختصاص دهید. مرور جداول زمانی و مقایسه آن ها با جداول هفته های گذشته نه تنها بهره وری شما را تقویت می نماید بلکه اشتباهات کاری شما را به حداقل می رساند.

شباهت های اساسی میان فلوتایم و پومودورو

اگر با عملکرد پومودورو آشنایی دارید، شاید متوجه شباهت های آن با فلوتایم شده باشید. تکنیک فلوتایم به طور خاص برای حفظ سه ویژگی مهم تکنیک پومودورو طراحی شده که عبارتند از:

ردیابی دقیق زمان

یکی از دلایل موفقیت آمیز بودنِ تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد اینست که یک سیستم جدی برای ردیابی زمان است. شما با اجبار به تقسیم کارتان به بخش های 25 دقیقه ای نسبت به کار هایی که پیش رو دارید و نحوه مدیریت زمان آگاهی پیدا می کنید. همین ویژگی ها به تنهایی جلویِ به هدر رفتن زمان باارزش شما را می گیرد، چون شما متعهد شده اید هر دقیقه از وقت تان را به حساب آورید. تکنیک فلوتایم هم این مزیت را دارد.

حذف انجام هم زمان چند کار

در تکنیک پومودورو شما باید یک کار را انتخاب کنید، مشغول انجام آن شوید و با استفاده از زمان سنج فقط 25 دقیقه را به هر یک از بخش های آن کار اختصاص دهید. فایده عالی این کار متمرکز نگه داشتن شما روی همان کار است، چون از لحظه ای که زمان سنج آغاز به کار می نماید شما می دانید قرار است چه کاری را به اتمام برسانید، بنابراین وسوسه نمی شوید آن را رها کنید و بدون برنامه به سراغ کار های دیگر بروید. گرچه در تکنیک فلوتایم اجباری به استفاده از زمان سنج ندارید، خودِ عملِ نوشتن برنامه کاری هم همان اثر زمان سنج را دارد. از آنجا که می دانید با یاری این جدول زمانِ صرف شده روی کارتان را ردیابی می کنید، پس روی همان کار تمرکز می کنید تا زمانی که به انتها برسد.

تسهیل اوقات استراحت

یکی از بزرگ ترین عوامل تضعیفِ بهره وری خستگی است. شواهد زیادی وجود دارد که اثبات می نماید استراحت کردن برای حفظِ اوجِ عملکرد کاری ضروریست. راز واقعیِ معروفیت و موفقیتِ تکنیک پومودورو همین است، یعنی وقفه های استراحت کردن را اجباری و اجتناب ناپذیر نموده است. در قیاس با تکنیک پومودورو، تکنیک فلوتایم هم بر وقفه های استراحت کردن تاکید می نماید با این تفاوت که شما را وادار به این کار نمی نماید مگر اینکه خودتان احتیاج به استراحت داشته باشید. در نتیجه برای موفقیت در استفاده از تکنیک فلوتایم خودانضباطی های فردی ضروری است. اگر شما می توانید از زمان سنج پیروی کنید، هیچ علتی وجود ندارد که نتوانید یاد بگیرید از سیگنال های بدن خودتان هم پیروی کنید.

نتیجه گیری

بی جهت نیست که تکنیک پومودورو محبوبیت زیادی دارد. اما اگر مدتی است از این تکنیک استفاده می کنید و از ساختار سخت آن خسته شده اید، پیشنهاد می کنیم حداقل یک یا دو هفته تکنیک فلوتایم را امتحان کنید. شاید به این نتیجه برسید که این تکنیک برای استایل کاری شما مناسب تر است و بازده شما را نسبت به قبل افزایش می دهد.

منبع: lifehack